Nya digitala system löser inte byråkratiska problem

Digitalisering framställs ofta som svaret på nästan varje problem i offentlig sektor. Nya system, portaler och plattformar presenteras som lösningen på allt från ineffektiv handläggning till kostnadskontroll. Men digital teknik kan inte trolla bort dåliga politiska beslut eller onödig byråkrati. Ofta förstärks problemen i stället.

Det finns en övertro hos många politiker på att digitala system i sig kan lösa övertung administration. Ett exempel är skattegränsportalen Clarence. Den kan visserligen förenkla vissa delar av hanteringen. Men i praktiken behandlar den bara toppen av isberget. Underliggande strukturella problem i regelverket finns kvar för hela den åländska befolkningen. När regelverken är komplicerade blir även de digitala lösningarna det.

Samma mönster syns i stora verksamhetssystem. Sjukvårdssystemet Cosmic är ett exempel på hur digitala plattformar växer i komplexitet när de ska hantera allt fler regler, rapporteringskrav och administrativa rutiner. Nya system innebär dessutom alltid mer tid framför skärmen. Det beror inte nödvändigtvis på att systemen är dåliga. Utan på att nya politiska krav och uppföljningsbehov ska hanteras digitalt, sådant som tidigare system inte var byggda för.

Digitala system släpar ofta efter lagstiftningen. När lagar ändras eller nya krav tillkommer tar det tid innan systemen uppdateras. Under tiden tvingas personal arbeta med tillfälliga lösningar, manuella moment eller parallella processer som ledingen ofta inte ens ser.

Digitalisering löser inte strukturella problem. Om organisation, regelverk eller ansvarsfördelning är otydlig kommer problemen att bestå. Oavsett hur modern tekniken är. Felaktigt utvecklade eller bristfälligt implementerade system skapar merarbete i stället för effektivisering.

Det är också viktigt att komma ihåg att nya system alltid kräver nya interna arbetssätt. Processer måste förändras, personal utbildas och verksamheten anpassas. Sådana förändringar kan vara omfattande och kräver både planering, kompetent förändringsledning och tillräckliga resurser.

Digitalisering kan absolut bidra till effektivare offentlig verksamhet. Men det sker inte automatiskt. För att spara pengar måste man först vara beredd att investera tillräckligt i utveckling, införande och långsiktig förvaltning.

Samtidigt öppnar artificiell intelligens för nya möjligheter i offentlig sektor. Men även här finns risker, inte minst kring kvalitet, ansvar och integritet. AI kan bli ett kraftfullt verktyg. Men det ersätter inte behovet av kloka politiska beslut.

Teknik är ett verktyg, inte en genväg. För att digitalisering ska fungera krävs framför allt politisk vilja att faktiskt förenkla lagstiftning, minska onödig byråkrati och ta tag i de strukturella problemen. I dag ser vi tyvärr motsatsen. I stället för att förenkla regelverk och administrativa krav fortsätter nuvarande LR att bygga ut dem.

När byråkratin växer blir även de digitala systemen större, dyrare och mer komplicerade. Då hjälper inga nya portaler i världen.

Erik Schütten (M)