Inom Mariehamn pågår sedan ett år en målmedveten satsning på att effektivisera verksamheten med hjälp av olika digitala system och verktyg. Arbetet leds av den nya utvecklingsstaben vid stadsledningen.

– Staden är en stor aktör på Åland, men för liten för att driva projekt ensam. Det krävs samarbete för att driva digitaliseringen framåt. Vi hoppas mötet ska väcka intresse i hela den offentliga sektorn för ett kravlöst samarbete, förklarar Arne Selander.

Han konstaterar att samhället står inför stora utmaningar för att sköta välfärden i dagens läge, med tuffa ekonomiska prognoser och rekryteringsproblem inom äldreomsorgen, men som sprider sig.

– Med digitalisering kan vi bli effektivare och även skapa en bättre arbetsmiljö. Medborgarna ställer krav på digitala tjänster och den offentliga sektorn måste möta upp. Med samarbete finns också möjlighet till extern finansiering från EU och Central Baltic, kanske också från landskapet.

Effektivare arbete

Arne Selander påpekar också att det inte bara handlar om teknisk utveckling, utan även om att ta vara på goda exempel och hitta kreativa lösningar.

– Det handlar om att anpassa arbetssätt och processer och använda tekniken som hjälpmedel för effektivisering.

Mariehamn har i två år drivit digital omställning och i höstas reformerades stadsledningen genom att en utvecklingsstab tillsattes. Vi går från förvaltning till utveckling och satsar på förnyelse. Det kommer också nya politiker i fullmäktige, styrelse och nämnder, där bättre dialog och information ska prioriteras, säger han.

Smidigare tjänster

Bland områden där digitaliseringen kan göra skillnad nämner stadsdirektören personaladministrationen som berör samtliga 800 anställda.

– Vi har också många fritidsanläggningar där vi måste kunna erbjuda digitala bokningssystem och betalningslösningar.

Andra tillämpningar kan vara planering, schemaläggning och att rätta prov i skolan, liksom fjärrstyrning av fastighetsteknik.

– Inom äldreomsorgen har vi haft pilotprojekt för ökad välfärd i form av självständighet och trygghet, med aktiviteter och delaktighet för de äldre samtidigt som personalen fått effektivare arbetssätt.

Ökad samordning

Stadens HR-avdelning har skaffat ett nytt system för personalhantering. Den första fasen inleddes förra våren och vid årsskiftet är det dags för nästa steg. Inom kort påbörjar man arbetet med anskaffning av system för tidredovisning, löneutbetalning, schemaläggning och bemanning.

– Vi har haft en omfattande utvärdering där tonvikten ligger på funktionaliteten. Priset är bara 20 procent av helheten, säger HR-chef Sari Hautamäki.

Projektledaren Ann Riis förklarar att det finns ett stort behov av förändring.

– Stadens verksamheter har haft olika system för olika processer, nu blir det enhetligt.

Gemensam bygglovsservice

Arne Selander understryker vikten av att kommunerna följs åt i digitaliseringen.

– Vi vill inte att medborgarna upplever att det finns A- och B-kommuner.

Han konstaterar att bygglov är ett område där det behövs digitala tjänster.

– Det kunde kanske vara ett gemensamt projekt för hela Åland och kanske också för att skapa gemensamma resurser.

Diskussionen om stadens initiativ och samarbetsinvit blev ganska kort. Ådas vd Christian Jansson uttalade sitt stöd för tanken. Eckerös kommundirektör Petri Rautanen påpekade att behoven ser olika ut, men att det är intressant med samarbete.

– Från stadens sida går vi ut med en intresseförfrågan. Beroende på vad de andra aktörerna vill kan vi tillsätta en referensgrupp eller skapa en gemensam organisation. Annars är vi öppna för separata konkreta projekt, förklarar Arne Selander.