En sekretessbelagd revisionsrapport om ÅHS nya vårdinformationssystem VIS pekar på flera brister i projektet, något Nya Åland och Ålands radio var först med att rapportera. Ålandstidningen har också tagit del av rapporten. Bland annat lyfts dyra externa kostnader, kompetensbrist och dålig skriftlig uppföljning (se faktaruta).
Hälso- och sjukvårdsdirektör Jeanette Pajunen säger att hon inte kan kommentera några detaljer ur rapporten eftersom den fortfarande är sekretessbelagd. Men däremot kan hon ge en allmän kommentar.
– Både jag och styrelsen har tagit del av rapporten. Överlag var jag nästan förvånad över hur snällt skriven den är. Jag har sett en hel del revisionsrapporter, de kan vara ytterst kritiska. Jag blev inte överraskad av någon av sakerna som påtalas i rapporten. Det är kloka åsikter och tankar inför kommande stora upphandlingar, vissa förslag har jag själv funderat på. Det här kommer att hjälpa oss vidare i arbetet, säger hon.
– Det är en revision som är gjord mitt i projektet, det behöver man ta i beaktande. Kutymen är att man reviderar ett projekt efter att det är avslutat.
Jeanette Pajunen säger att ÅHS styrelse ska svara på revisionen till landskapsregeringen.
– Det är en väldigt noggrann process kring det här. Revisioner är ett arbetsverktyg för oss, vi är inte rädda för revisorerna och har alltid haft en bra dialog med dem.
Pajunen: Inte jävig
Jeanette Pajunen, som är projektägare, är gift med Timo Pajunen, som är projektledare.
Kan relationen ha påverkat styrningen av projektet?
– Han är inte anställd på ÅHS för att han är min man, och inte anställd av mig. Han är anställd av it-chefen som processutvecklare. Man har valt att ha honom som projektledare för att han har de kriterier som har ställts upp för uppdraget. Nej, det har inte påverkat. Jag har inte tagit några beslut som har med projektledaren att göra.
– Jag tycker att man kan se sig omkring i det åländska samhället. Det finns många som arbetar inom samma organisation som den man är gift med eller släkt med. Jag tycker inte att det är märkligt alls. Jag vet att jag inte kan hantera ärenden som har med honom att göra. Jag är projektägare och han är projektledare, mellan honom och mig finns en it-chef och chefsöverläkare.
Ifrågasätter utdragen process
Den som har tagit initiativ till effektivitetsrevisionen är landskapsrevisor Dan Bergman.
– Ja, det stämmer. Vi har ett avtal med BDO som gjorde granskningen. Förra året gjordes tre olika granskningsrapporter om ÅHS, varav det här var den ena, säger han.
Varför ansåg du att VIS-projektet borde granskas?
– Det innebär en stor risk. Det är en stor och svår upphandling och handlar om jättemycket pengar.
Är det ovanligt att granska ett pågående projekt, innan det är klart?
– Ja, men samtidigt har projektet hållit på i väldigt många år. Det är intressant, varför har det tagit så lång tid att komma fram? Det har kostat mycket redan för att komma till skott.
Granskningen av VIS-projektet var först tänkt att vara offentlig.
– Att den måste sekretessbeläggas innan ÅHS är klara med upphandlingen kom upp i ett ganska sent skede. Det var ett önskemål från ÅHS, och beslutades av landskapet och landskapsrevisionen. Vi kom fram till att vi måste göra så här, säger Dan Bergman.
Revisionsgranskning VIS-projektet
BDO har tittat närmare på VIS-projektet som en del av den effektivitetsrevision av ÅHS som gjordes under 2023. Följande områden av projektet har granskats: projekt- och målstyrning, upphandling, budgetansvar, användning av köptjänster, ansvar för förverkligande, intern kontroll och kommunikation och rapportering till styrelse.
Här är en sammanfattning av den förvaltningsmässiga kritik som revisorerna för fram:
• Det finns risk för icke objektiva bedömningar när projekt övervakas operativt och därför borde VIS-projektet ha övervakats av en icke operativ styrelse eller kommitté. Dessutom hade projektets ekonomistyrning gynnats av en mer sammanfattande rapportering med tydligare delmål.
• Kostnaden för experttjänster har skenat rejält och ledningen i projektet borde därför tydligare definierat varje konsults ansvarsområde och fastställt maxgränser för fakturering som endast hade kunnat överskridas genom nya beslut. Enligt konsulternas uppfattning har användningen av extern kompetens lett till höga kostnader för upphandlingsrelaterade konsultation, och därför lyfter man också behovet av att det på Åland överlag borde finnas mer intern kompetens i upphandlingsfrågor.
• Av de fyra miljoner euro som projektet hittills kostat har 2,5 miljoner använts för köptjänster. Totalt tio konsulter har använts med fakturering på över 20.000 euro. De tre största är Ernst & Young, DKCO Advokatbyrå och Winge Business Consulting, som alla fakturerat över en halv miljon euro.
• Gällande användningen av köptjänster konstaterar revisorerna att beloppen avviker väsentligt från estimaten som fastställdes i styrelsen i projektets början. Per 2023 har kostnaderna tredubblats i förhållande till den första kostnadskalkylen och såväl ÅHS som Åda borde haft starkare intern kompetens så att ramar för köptjänster hade kunnat definieras tydligare. Dessutom borde projektkalkylen löpande ha följts upp med motiveringar kring varför den överskridits.
• Projektet borde ha redovisats för styrelsen med tätare intervall och besluten om utökning av resurser borde ha hanterats mer formellt.
• Ansvaret för förverkligandet av projektet har definierats tydligt och projektgruppen och hälso- och sjukvårdsdirektören har getts befogenheter att använda resurser.
• Ett avtal mellan landskapsregeringen och kommunerna borde ha gjorts upp innan landskapsregeringen ansökte om resilienspengar från EU.
• Den interna kontrollen borde varit starkare vad gäller uppföljning av övervakande beslutsorgan och användandet av ekonomiska resurser borde ha varit mera formaliserat.
• I relation till projektets omfattning har rapporteringen till styrelsen varit knapp och tydligare skriftlig information borde delgetts styrelsen.
