Allt mer präglas de åländska företagens och det offentligas vardag av så kallade offentliga upphandlingar. För varje gång en myndighet eller andra offentliga aktörer ska köpa in varor, tjänster eller byggnadsentreprenader görs en offentlig upphandling

Från myndighetens sida formuleras ett förfrågningsunderlag som definierar vad man vill köpa och vilka förutsättningarna är. Ett underlag som företagen sedan ger offert på.

I de bästa av världar är den offentliga upphandlingen ett sätt att stärka båda parters position på marknaden. Det offentliga får kostnadseffektiva lösningar och företagen måste stärka sina processer och kan därigenom ge mer hållbara offerter. Men det finns utmaningar med offentliga upphandlingar.

Många gånger är den offentliga upphandlingen svår. Det är svårt att jämföra anbud och inte minst är det svårt att bryta ner det man redan har i detalj för att sedan kunna formulera ett förfrågningsunderlag.

Givetvis finns det vägar fram, men det är många gånger svårt för de små åländska myndigheterna att sätta resurser på framtagande av förfrågningsunderlag. Och även om man numera klarar den uppgiften allt bättre så leder processen till att många småföretagare inte lämnar in anbud. Förfrågningarna är för komplexa och de tar för lång tid att arbeta igenom.

De åländska myndigheterna är viktiga kunder för många småföretagare, så en offentlig upphandling kan bli direkt avgörande för om man finns kvar eller inte. Så tuff är vardagen, men det visar även på hur viktig den offentliga upphandlingen är.

För lika mycket som en offentlig upphandling kan stjälpa företag kan en offentlig upphandling ge företag en stabilitet och styrka att expandera till nya marknader.

På Åland hörs ofta kritik kring upphandlingar och visst går det fel ibland. Men i det stora hela har det varit en positiv utveckling. Det får däremot inte ses som givet och det gäller att bevaka utvecklingen.

I ett upphandlingsskede måste myndigheterna vara noggranna med att (i ivern att göra ett så korrekt arbete som möjligt) inte sätta för hårda och komplexa kriterier. För många gånger har hårda och komplexa kriterier stjälpt upphandlingar och lett till dyra lösningar utan reella framgångar för någondera part.

Inte heller får ett alltför stort fokus läggas på prislappen, vilket är vanligt förekommande. För, som vi alla vet, är det billigaste långt ifrån alla gånger det bästa alternativet.

I veckan som gick hade vi på Åland en stor upphandling som togs tillbaka från en myndighet för att man hade ställt för höga krav.

Ålands hälso- och sjukvård (ÅHS) stod i beråd att upphandla ett nytt telefonisystem men konstaterade innan anbudstiden gått ut att de behövde dra tillbaka anbudsförfrågan för att trygga en likvärdig och icke-diskriminerande behandling av anbudsgivare.

Visst kan man säga att det är underligt att förfrågningsunderlaget gick så långt som det gjorde, men det är inte det viktiga i detta fall. Det viktiga är att man drog tillbaka det hela när man från ÅHS:s sida såg problem – det är ett sundhetstecken. Det visar att processen håller och att vi på Åland börjar få bra kunskap inom upphandling.

Det finns många styrkor med den offentliga upphandlingen. Den öppnar upp för konkurrens samtidigt som den öppnar upp möjligheter för åländska företag att leverera till andra myndigheter utanför Åland. Vi får däremot inte blunda för utmaningarna. Utan vi måste aktivt arbeta med upphandlingen som instrument för att möjliggöra för små åländska leverantörer att även i framtiden kunna vara med och konkurrera

Det handlar inte om att kringgå lagen – det handlar om att fortsätta verka för ett vitalt samhälle med många aktörer. Därför kan myndighets-Åland fortsätta utveckla sitt kunnande och ta lärdom från en mängd regioner i vår närhet. Ta till exempel lärdomen från Orsa kommun, som infört möjligheten att lämna anbud ner till en enskild enhet för att möjliggöra för även små leverantörer att leverera.

Eller ta en titt på Klippans kommun som vid införande av livsmedelsupphandling viktat kriterierna på följande sätt: kvalitet 35 %, sortiment 20 %, service 15 %,

miljö 15 % och pris 15 %. Allt för att få en så bra produkt som möjligt och komma bort från fokuset på pris.

Åland börjar bli bra på upphandling, men det krävs att vi fortsätter utveckla den kompetensen. Det tjänar vi alla på. Vi får högre kompetens och mer kvalitet samtidigt som det ger företagen förutsättningar att ta sig an nya marknader med kunskap hemifrån i bagaget.