– Vi lämnar digitaliseringen bakom oss, säger Ingrids Zetterman när vi slår oss ned i stadsstyrelsens mötesrum i stadshuset i Mariehamn.

Med det säger hon att staden vill lämna tänket att saker ska göras digitala, för att i stället ta steget mot ett nytt sätt att både tänka och arbeta där digitaliseringen skapar nya möjligheter både för personalen i kommunen och för dess invånare i sina kontakter med förvaltningens delar.

– Det finns många e-tjänster och man kan fylla i något digitalt, men sedan hanteras det manuellt. Vi vill kapa mellanstegen för att kunna sätta ett större fokus på det som är det viktiga för medborgarna och mindre fokus på det tunga manuella arbetet i backoffice som egentligen inte genererar nytta för varken stadens interna struktur eller för medborgarna, säger Ingrid Zetterman.
 

Otydlig väg till målet

Stadsfullmäktige godkände i somras en första handlingsplan för den digitala transformeringen och en kommitté har nu arbetat fram en tydligare vägplan för det vidare arbetet. Men tydligheten ligger i målbilden, vägen fram till ett digitalt transformerat Mariehamn är fortfarande oklar.

– I ett vanlig projekt är det svårt att sia om målet om tio år, men vägen de närmaste åren är ganska klar. Men här är det tvärt om. Vår bild av hur det ska se ut om tio år är ganska klar men var man ska börja och de första stegen, det är det svåra, säger Zetterman.

Stadsdirektör Arne Selander ansvarar för att projektet drivs på, men han säger att arbetet kommer att växa efter hand. Till en början handlar mycket om kartläggning.

– I dag är det så att väldigt mycket bara finns i skallen på folk, väldigt lite är dokumenterat. Det vi behöver göra är dels att dokumentera, men också att, så långt det är möjligt, hitta gemensamma processer för att förenkla och för att möjliggöra en automatisering i förlängningen, säger Selander.

Han tror att det kan bli en bitvis tuff uppgift att ta sig an för stadens anställda.

– Det är en ganska smärtsam omställningsprocess, tror jag, där man helt enkelt måste ändra sina beslutsvägar och se över sina rutiner. Det är mycket som kommer att behöva förändras i det här arbetet.
 

Inspireras av Sundsvall

Den kommitté som lade grunden för planerna på digital transformering har tagit stort intryck av den svenska mellannorrländska staden Sundsvall och deras arbete. När Ålandstidningen frågar Arne Selander om när man kommer att kunna se resultat av Mariehamns arbete, pekar han på just Sundsvall och menar att det kommer att kräva tid.

– De har jobbat med de här frågorna i fem år och är fortfarande i det skedet att de inte har särskilt mycket automatiserat. Man jobbar med processerna, att dokumentera och få allting digitalt. Fem år och de har ännu inte kommit dit att det syns ute bland medborgarna. Men man kommer dit. Vi hoppas kunna ta genvägar och hjälp av andra, och kapa en del av arbetet, men det kommer att ta tid.

Digitalisering, automatisering och nya arbetssätt motiveras ofta med ekonomiska uppsidor på sikt, och Arne Selander understryker att den digitala transformeringen inte ger inbesparingar snabbt.

– Det kommer att kosta att utveckla de här systemen och att digitalisera. Så på kort sikt är det ingen inbesparing utan det kommer snarare att kosta mer än det ger. Men långsiktigt är det nödvändigt för att få en modern förvaltning, för att få moderna system att hantera saker och ting.
 

Alla får hjälp

En invändning mot det digitala samhället är ofta att det finns en grupp som inte tagit till sig de nya verktygen som riskerar att hamna utanför. Men varken Arne Selander eller Ingrid Zetterman tror att det blir ett problem.

– Vi kommer alltid att ha personal, vi kan inte ersätta alla med datorer. Jag tror inte att någon måste vara rädd för att man inte får hjälp utan det kommer vi att lösa.

Målet är att invånarna om tio år ska se en stor skillnad i hur man använder stadens tjänster och hur staden är organiserad.

Hur kommer Mariehamns digitala transformering att se ut om tio år?

– Vi ska ha mycket mer öppen data, inte investera i hårdvara utan köper it som tjänster. Vi ska ha lägre kostnad per nytta och vi har automatiserade och integrerade system. Och förstås att man genom applikationsstöd gör det lätt för stadens invånare att ta del av våra tjänster, som att söka Mediskurser eller plats i barnomsorgen, säger Ingrid Zetterman.