På Viking Lines huvudkontor på Norragatan i Mariehamn jobbar vanligtvis över 100 personer. När Ålandstidningen hälsar på är ungefär 30 personer på plats, men det är fler än vanligt, säger informationsdirektör Johanna Boijer-Svahnström.
– Vi hade en fredag när vi var kanske tio stycken här, så vi är väldigt reducerade.
Till stor del beror det på permitteringar, där en del är arbetsbefriade till 100 procent, medan andra jobbar olika mycket deltid.
– Vi gör en hel del, men ganska mycket på sparlåga just nu.
Ny situation för HR
En av de avdelningar som är mindre berörda av minskade personalresurser är HR-avdelningen för landpersonalen. Några är permitterade, men nu har de mycket jobb med att betala ut lönerna för olika permitteringsprocent. 
– HR-avdelningarna är kanske de som har mest jobb, säger Johanna Boijer-Svahnström.
På grund av lönerna som ska räknas med permitteringsgrader har avdelningen just nu högre arbetsbelastning än vanligt.
– Det är tomt i huset, men mejlen är en annan sak, där är det inte tyst och lugnt, säger Laura Nieminen, HR senior specialist.
Många frågor handlar om a-kassorna och hur myndigheter kommer att hantera förändringarna.
– Det handlar om folks inkomst, så det är klart att det är känsligt. Det är många frågor som inte just vi kan svara på, säger hon.
Andreas Liljedahl, HR-chef land, säger att det är just permitteringarna som är prioritet för dem just nu, och har varit det sedan frågan aktualiserades.
– Det mer utvecklande arbetet har fått hamna i baksätet för att vi ska klara av den här perioden. Permitteringar är en ganska ny värld för oss också, det är mycket att sätta sig in i. Det här är en unik händelse, säger han.
Laura Nieminen säger att en utmaning är att situationen är så ny.
– Det finns ingen historik att gå tillbaka till för att se hur man gjort tidigare i motsvarande fall. Man får rådfråga varandra.
Viking Line har 700 landanställda och det ligger på HR-avdelningens bord att hitta rätt i regelverken som ser olika ut i olika länder.
– En del av oss här är ganska nya för varandra, så det har varit en bra start med mycket samarbete, säger Laura Nieminen.
Andreas Liljedahl stämmer in.
– Det har varit ett bra tillfälle att lära känna varandra under press.
Långa arbetsdagar
Dan von Weimarn, head of business control, är permitterad på deltid. Just nu går större delen av arbetet åt till att göra ansökningar och beräkningar till Försörjningsberedskapscentralen.
– Man får hoppa in på ett bredare område och stöda. Arbetet har förändrats väldigt mycket, de dagliga arbetsuppgifterna är helt andra, säger han.
Han var en av dem som fick rycka in kvällar och helger när restriktionerna först infördes.
– Det var nog krisläge, säger han.
 Nu jobbar han även med planeringen inför uppstarten av trafiken igen och har fått se mer på helheten av bolagets resultat och på områden han inte arbetar med annars.
Vanligtvis jobbar han med rapportering av verksamheten.
Viking Lines trafik- och säkerhetschef Dan Roberts är en av dem som jobbat ”dygnet runt” i och med coronakrisen, säger Johanna Boijer-Svahnström. Han själv instämmer.
– Det är mycket jobb och det pågår dygnet runt, så det är lite så man får ta det.
Coronasituationen har gjort att också hans arbetsuppgifter ser annorlunda ut än vanligt.
– Det är många nya processer och ett nytt tänk man får ta till. Man får jobba i ganska rapp takt. Jag upplevde själv att det drog igång ganska snabbt kring den 10-11 mars och sedan dess har det inte varit så många ordinarie arbetsuppgifter.
Just nu jobbar man mycket utifrån myndigheternas information, säger han. Både Gränsbevakningen och Traficom har mycket att säga till om. Det handlar också om dialog med ÅHS och samverkan med landskapsregeringen.
– Men visst är det jättemycket operativt också, hur vi ska hantera eventuella situationer, säger Dan Roberts.
Han märker också av den reducerade personalstyrkan på kontoret.
– Det gör att man i viss mån hamnar på att hantera sådana uppgifter som man inte är så van med alla gånger.
Ledningen får lägre lön
Bolagsstämman hålls nästa vecka på Alandica, men bara några få har anmält sig för att vara på plats. Alla styrelsemöten hålls också på distans. Nu har styrelsen möten en gång i veckan för att följa upp situationen, medan man vanligtvis har dem åtta gånger per år.
Från koncernledningen är fyra personer på plats i huset, andra jobbar på distans.
– Vi jobbar heltid, ingen av oss är permitterade, men i stället har vi sänkt lönerna, säger vd Jan Hanses.
Ledningsgruppen tar nu ut 60 procent av lönen under permitteringsperioden på 90 dagar. Den sittande styrelsen har också valt att avstå sina arvoden.
– Vi alla deltar. Men det är ingenting vi skryter med, det är så många som lider ekonomiskt, säger Johanna Boijer-Svahnström, och fortsätter:
– Det som är tråkigast i det här är att vi har varit tvungna att permittera vår personal. Nu har vi dessutom hört att arbetslöshetskassorna inte hinner betala ut ersättningar i den takt de borde, så för många är det här ekonomiskt en ganska stor utmaning. Det har jag legat vaken och funderat på. 
Rycker in där det behövs
I början av coronakrisen blev det flera ”intensiva helger”, säger Johanna Boijer-Svahnström.
– Det har varit en lärorik vår. Folk har ställt upp och det har funnits väldigt mycket förståelse från personalens sida. De förstår läget, att det är allvarligt.
När så få finns på plats har många fått rycka in där det behövs, även från ledningen.
– Vi hjälps åt för att få det att funka på kontoret. Jag har jobbat med texterna och innehållet till stödansökningarna, vilket inte hör till mina vanliga arbetsrutiner, och hjälpt ekonomiavdelningen och vår kundfeedbackavdelning, säger Johanna Boijer-Svahnström.
Hon har också haft mer kundkontakt än vanligt.
– Det har varit verkligt hjärtskärande exempel med människor som är i Sverige och vill komma till Åland eller till Finland. Det är folk som har varit på begravningar och läkare som vill resa hit. Vi måste förklara att vi följer myndigheternas direktiv och att vi inte kan frångå regelverket. 
Beredda tidigt
Eftersom Viking Line har personal i Kina i och med bygget av det nya fartyget Glory visste man ganska tidigt att coronaviruset var allvarligt, säger Johanna Boijer-Svahnström.
– Mina första mejl till THL är från slutet av januari. Vi fick mycket bra hjälp därifrån redan i riktigt tidigt skede, säger hon, och fortsätter:
– Men vi kunde inte föreställa oss då i januari att det skulle komma hit såhär. Vi var inte beredda på att samhället skulle stänga ner så snabbt som det gjorde. 

Fredrika Fellman