Alla 22 anställda sitter inte i Itiden. Det finns helt enkelt inte tillräckligt många skrivbord där.
– Vi har bara de här gamla borden. Vi har beställt klöverbord som kan monteras ihop så att vi kan sitta i öar och arbeta tillsammans, men de har inte kommit än, säger Anna-Lena Landereng och sveper demonstrativt med armen över en nästan tom kontorsvåning.
På övervåningen sitter själva it-avdelningen. Den hålls stängd och låst. Dit ska inga besökare komma.
– Det är så det ska vara på en it-avdelning, säger hon.
På nedervåningen ligger kundmottagningen. Anna-Lena pekar på tomma ytor.
– Här har vi ett utbildningsrum, säger hon när vi står i ett helt mörkt rum med bara några nätverkssladdar på golvet.
– Här ska det stå en kunddisk, så det blir receptionen, pekar hon vid en sidodörr.
Spara pengar
Ålands digitala agenda Ab, Åda, är ett namn många hört. Få vet vad däremot vad de sysslar med. Ändå står de för en allt viktigare del av samhällsservicen, och – det är i alla fall meningen – kostnadsbesparingarna på informationsteknik.
Fram tills nu har alla offentliga inrättningar sina egna datorsystem. Egna datorer kopplade till egna nätverk med egna servrar som levererar data till egna program enligt egna rutiner. Åda ska bli navet i it-Åland, som samordnar, förenklar, utbildar och hjälper.
Det är i alla fall tanken.
Anna-Lena Landereng är vd för bolaget. Hon är nyinflyttad svenska med en bakgrund som it-chef för allt från universitetssjukhus till Stockholmsbörsen, alla betydligt större organisationer än Åda. Hon har en hel del järn i elden. Samtidigt som hon beställer kaffeautomater skriver hon miljonavtal med Microsoft.
– Licensfrågan är ett stort område. Olika myndigheter äger ett stort antal olika licenser för operativsystem och program. Vi måste samla ihop dem och få till avtal med leverantörerna som gör att vi kan förnya dem eller flytta dem till andra plattformar, berättar hon medan hon visar runt i de nya lokalerna i Itiden.
Kan inte bestämma
Åda kan inte styra myndigheters it-inriktning. De kan inte bestämma att alla ska använda Microsoft Excel eller ett visst rapporteringsystem. De ska kunna hjälpa alla kunder som är anslutna till Åda, utan begränsningar. Däremot kan de styra organisationerna kostnadsvägen.
– Ska vi tillhandahålla supporttjänster för ett litet obskyrt program så gör vi förstås det, men det blir antagligen ganska dyrt att hålla kompetens här för det ändamålet. Då kanske det är idé att byta till en plattform som vi kan erbjuda betydligt billigare, säger hon diplomatiskt.
Många kommuner i både öster och väster har valt, eller åtminstone utvärderat, olika gratisalternativ. Det finns till exempel kontorsprogram som inte kostar en cent.
– Det är inget för oss, i alla fall inte nu. Det är få som är nöjda med de här gratislösningarna, speciellt om man är van vid Microsoft Office, då går man inte gärna över. Därför tittar vi på Office 365, där licenskostnaderna kan bli låga med rätt avtal.
Svårt med Finland
Elektroniska signaturer för kontakten med myndigheterna är ett annat område, ett område där finländska myndigheter kommit långt. Men då krävs en hel del samarbete med finska skatteverket.
– Det där är svårare än jag trodde. När jag flyttade hit för två år sedan trodde jag nog att det skulle vara lättare att kommunicera med Finland på myndighetsnivå, men det är faktiskt besvärligt. Myndigheterna har för få svensktalande.
Arbetet med Åda har dragit ut på tiden. Först rekryterades Jörgen Grette från Sverige. Han fick ett sex månader långt provanställningsavtal, ett avtal som avslutades efter redan tre månader. Det arbete han hann utföra orsakade en del rabalder. Till slut fick Anna-Lena Landereng frågan om hon ville ta över. Det fick den oväntade följden att hela Åda blev ett lysande exempel för landskapets jämställdhetsplan.
– Jag krävde att i så fall få med mig Terese Flöjt och Runa Tufvesson. Vi tre jobbade ihop på deltid med att ro i hop det här. Runa sitter numera i styrelsen och Terese hjälper till här i bland. Men det var vi tre som drog igång alltihop.
– Och vi tre kvinnor kunde faktiskt samarbeta, säger hon syrligt som en markering mot fördomar om motsatsen.
Men finns det tillräcklig it-kompetens på Åland för att hantera både teknik och upphandlingar?
– Kan man passa på frågor? Alltså, det finns inte så många på Åland som kan det här. Det har inte varit så många stora upphandlingar på Åland tidigare, så det är ett nytt område kan man säga.
Fredrik Granlund